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- Come scrivere un preventivo -
 
TUTORIAL
 Una mini-guida con consigli, trucchi e idee per impostare un preventivo efficace

Come scrivere un preventivo
 

I PUNTI CHIAVE DI UN BUON PREVENTIVO

Partiamo da un presupposto: l'elaborazione di un preventivo è parte integrante (una delle ultime fasi) del processo di marketing che va dalla ricerca del cliente all'effettiva vendita. Chiarito questo è ovvio che non serve a nulla spendere ingenti capitali in pubblicità e promozioni di qualsivoglia natura se poi si consegna un preventivo non professionale (poco chiaro, lungo, impersonale, ecc.). Da qui l'esigenza di identificare una serie di "regole" atte alla creazione di un documento abbastanza efficace da concludere la vendita:
  • Il progetto - Descriviamo il progetto di lavoro in modo completo, sintetico ma efficace; dimostriamo di conoscere il nostro mestiere ma non distacchiamoci dall'idea di farci capire (se usiamo termini tecnici spieghiamoli in breve). Diamo più di quanto il nostro cliente si aspetta ma senza uscire dal binario che ci ha imposto; dimostriamo che teniamo alla sua realizzazione e immaginiamo/prevediamo le sue esigenze (perchè ci chiede questo? Cosa potrebbe servirgli? Ecc.). Quella di anticipare è una tecnica che ci dà un grande vantaggio, non ci sottopone a proposte che ci metterebbero in difficoltà: siamo noi a decidere prima che una voce esterna ci chieda cose improponibili.
     
  • Condizioni - Specifichiamo con grande cura, sintesi e chiarezza le modalità di erogazione del servizio, le possibilità di interruzione, gli aspetti legali, i dati sulla consegna, i tempi di elaborazione e i metodi di pagamento accettati. L'obiettivo che un buon preventivo deve raggiungere è dare un'idea di ciò che il cliente dovrà affrontare come: tempi, spese e modalità di adesione; ricordiamo che è raro che sia chi compra ad esporci i suoi (veri) dubbi, nella maggior parte dei casi, per non sfigurare, non vengono fatte domande e il progetto va alla deriva. Anticipiamo le obiezioni e mettiamo il nostro interlocutore a suo agio.
     
  • Trasparenza e correttezza - Quando si cerca di nascondere qualcosa, il cliente è sempre pronto a "fiutare" le "sofisticazioni" di significato, questo lo porterà inevitabilmente a diffidare di noi e della nostra azienda; l'approccio criptico (se mai ha avuto successo) è passato e da scartare. Dobbiamo essere aperti e bandire inutili segreti che, invece di avvicinarci al cliente, ci catapultano lontano. Specifichiamo inoltre come e con che finalità tratteremo i dati personali forniti. Infine mai parlare male della concorrenza, o meglio, non parliamone affatto.
     
  • Competenza - Non temiamo di svelare i nostri "segreti del mestiere", daremo un'immagine forte e competente della nostra azienda; tanto più il cliente è lontano dal nostro campo d'azione, tanto più possiamo scoprire le nostre carte. Nella maggior parte dei casi per quanto una o più fasi del nostro lavoro possano sembrarci semplici o riproducibili per il nostro cliente non è affatto così, anzi, è facile che pensi ci sia dell'altro, un'infinità di micro-fattori che alterano e guidano il progetto; questi "dettagli" non sono inesistenti ma prendono tutti assieme il nome di "esperienza".
     
  • Layout - Per quanto possa sembrare banale è importante dare un'immagine seria e professionale della propria azienda specificando in ogni pagina: nome, logo, contatti, dati fiscali, indirizzo, di cosa ci occupiamo, numero identificativo e data. Una buona intestazione e un buon piè pagina possono, oltre che impressionare positivamente il cliente, fungere da promemoria se non addirittura da strumento promozionale (chiunque vedrà il documento saprà chi siamo, di cosa ci occupiamo e come trovarci). Ricordiamo tuttavia che stiamo elaborando un testo serio e non d'immagine: escludiamo tutto ciò che può distrarre la lettura. Impostiamo un carattere ben leggibile e un'interlinea che faciliti la lettura.
     
  • Personalizzazione - Inserendo in prima pagina i dati del cliente (indirizzo, eventuale logo, nome, contatti, ecc.) entreremo più facilmente nelle sue "grazie"; il motivo psicologico è dato dal fatto che riportare il nome e/o l'immagine del cliente trasmette due messaggi molto positivi: familiarità (è come se il documento l'avesse scritto lui) e dignità (noi azienda erogante riconosciamo chi ci ha interpellati e lo accettiamo come nostro pari).
     
  • Le offerte - Impostiamo tre (e non più di tre) offerte valide onde evitare confusione. Per i prezzi basiamoci su questa tecnica: la prima cifra deve rispecchiare ciò che ci aspettiamo il cliente possa spendere, la seconda molto meno e la terza molto di più. Altra cosa importante, non inseriamo mai nella proposta commerciale elementi che già sappiamo inadatti al cliente: non di suo gusto, superflui o fuori dalla sua portata. In sostanza occorre essere mirati e far capire che esiste una specie di "sintonia di intenzioni".
     
  • I prezzi - Se dobbiamo chiedere cifre sostanziose mettiamo ben in chiaro che il lavoro è oneroso (scriviamo le ore di lavoro, il personale da muovere, accenni a spese, spostamenti, ecc.); impostiamo prezzi spezzati e mai cifre tonde (es. invece che 1000 euro, 974 euro); evidenziamo: vantaggi, sconti, periodi di prova, regali/omaggi e servizi gratuiti compresi. Cerchiamo anche qui di essere chiari e di evidenziare se i prezzi sono IVA inclusa e quali sono le spese accessorie. Se poi ci è possibile elaboriamo preventivi gratuiti, si tratta di un ostacolo in meno tra noi e la firma del contratto.
     
  • Tempismo - Entro 24, massimo 40 ore dalla sua richiesta il preventivo deve essere nelle mani del cliente: non dobbiamo perdere il suo entusiasmo e la sua decisione. Eliminiamo ogni ostacolo e dimostriamoci dinamici, reattivi; a tal proposito può venirci in aiuto una serie di bozze di preventivi già preparati in precedenza. Al termine del prospetto includiamo una "necessaria" azione conseguente alla lettura, si veda: una mini-guida all'acquisto, all'accesso ad una promozione, ad un contatto ulteriore (ecc.).
     
  • Oltre al preventivo - Alla consegna di un preventivo è buona norma allegare dei collegamenti a lavori già pubblicati/erogati, degli esempi e/o delle anteprime realistiche di quello che sarà il lavoro, ci dimostreremo concreti, professionali e disponibili; in questo modo escludiamo che il cliente si faccia un'idea distorta di come svilupperemo il lavoro. Dopo 48 ore dalla consegna del preventivo è importante ricontattare il cliente chiedendo (con la massima cordialità) se lo ha ricevuto e/o se ha delle domande in merito.
     
  • Modifiche/critiche - In molti casi il cliente chiederà delle modifiche parziali e/o integrali: mettiamolo in conto e reagiamo con disponibilità. In genere si tratta di un buon segno, chi chiede nasconde un grande interesse, è come se ci stesse dicendo che vuole sceglierci ma che (per motivi psicologici o ragioni reali) ha necessità di imporre le sue condizioni. Cerchiamo perciò di "incanalare" le sue richieste e mai negarle o creare deleteri contrasti.

 

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