- Come scrivere un preventivo -
I PUNTI CHIAVE DI UN BUON PREVENTIVO
Partiamo da un presupposto: l'elaborazione di un preventivo è parte integrante (una delle ultime fasi) del processo di marketing che va dalla ricerca del cliente all'effettiva vendita. Chiarito questo è ovvio che non serve a nulla spendere ingenti capitali in pubblicità e promozioni di qualsivoglia natura se poi si consegna un preventivo non professionale (poco chiaro, lungo, impersonale, ecc.). Da qui l'esigenza di identificare una serie di "regole" atte alla creazione di un documento abbastanza efficace da concludere la vendita:
- Il progetto - Descriviamo il progetto di lavoro in modo
completo, sintetico ma efficace; dimostriamo di conoscere il nostro
mestiere ma non distacchiamoci dall'idea di farci capire (se usiamo
termini tecnici spieghiamoli in breve). Diamo più di quanto il nostro
cliente si aspetta ma senza uscire dal binario che ci ha imposto;
dimostriamo che teniamo alla sua realizzazione e immaginiamo/prevediamo
le sue esigenze (perchè ci chiede questo? Cosa potrebbe servirgli?
Ecc.). Quella di anticipare è una tecnica che ci dà un grande vantaggio,
non ci sottopone a proposte che ci metterebbero in difficoltà: siamo noi
a decidere prima che una voce esterna ci chieda cose improponibili.
- Condizioni - Specifichiamo con grande cura, sintesi e
chiarezza le modalità di erogazione del servizio, le possibilità di
interruzione, gli aspetti legali, i dati sulla consegna, i tempi di
elaborazione e i metodi di pagamento accettati. L'obiettivo che un buon
preventivo deve raggiungere è dare un'idea di ciò che il cliente dovrà
affrontare come: tempi, spese e modalità di adesione; ricordiamo che è
raro che sia chi compra ad esporci i suoi (veri) dubbi, nella maggior
parte dei casi, per non sfigurare, non vengono fatte domande e il
progetto va alla deriva. Anticipiamo le obiezioni e mettiamo il nostro
interlocutore a suo agio.
- Trasparenza e correttezza - Quando si cerca di nascondere
qualcosa, il cliente è sempre pronto a "fiutare" le "sofisticazioni" di
significato, questo lo porterà inevitabilmente a diffidare di noi e
della nostra azienda; l'approccio criptico (se mai ha avuto successo) è
passato e da scartare. Dobbiamo essere aperti e bandire inutili segreti
che, invece di avvicinarci al cliente, ci catapultano lontano.
Specifichiamo inoltre come e con che finalità tratteremo i dati
personali forniti. Infine mai parlare male della concorrenza, o meglio,
non parliamone affatto.
- Competenza - Non temiamo di svelare i nostri "segreti del
mestiere", daremo un'immagine forte e competente della nostra azienda;
tanto più il cliente è lontano dal nostro campo d'azione, tanto più
possiamo scoprire le nostre carte. Nella maggior parte dei casi per
quanto una o più fasi del nostro lavoro possano sembrarci semplici o
riproducibili per il nostro cliente non è affatto così, anzi, è facile
che pensi ci sia dell'altro, un'infinità di micro-fattori che alterano e
guidano il progetto; questi "dettagli" non sono inesistenti ma prendono
tutti assieme il nome di "esperienza".
- Layout - Per quanto possa sembrare banale è importante dare
un'immagine seria e professionale della propria azienda specificando in
ogni pagina: nome, logo, contatti, dati fiscali, indirizzo, di cosa ci
occupiamo, numero identificativo e data. Una buona intestazione e un
buon piè pagina possono, oltre che impressionare positivamente il
cliente, fungere da promemoria se non addirittura da strumento
promozionale (chiunque vedrà il documento saprà chi siamo, di cosa ci
occupiamo e come trovarci). Ricordiamo tuttavia che stiamo elaborando un
testo serio e non d'immagine: escludiamo tutto ciò che può distrarre la
lettura. Impostiamo un carattere ben leggibile e un'interlinea che
faciliti la lettura.
- Personalizzazione - Inserendo in prima pagina i dati del
cliente (indirizzo, eventuale logo, nome, contatti, ecc.) entreremo più
facilmente nelle sue "grazie"; il motivo psicologico è dato dal fatto
che riportare il nome e/o l'immagine del cliente trasmette due messaggi
molto positivi: familiarità (è come se il documento l'avesse scritto lui)
e dignità (noi azienda erogante riconosciamo chi ci ha interpellati
e lo accettiamo come nostro pari).
- Le offerte - Impostiamo tre (e non più di tre) offerte valide
onde evitare confusione. Per i prezzi basiamoci su questa tecnica: la
prima cifra deve rispecchiare ciò che ci aspettiamo il cliente possa
spendere, la seconda molto meno e la terza molto di più. Altra cosa
importante, non inseriamo mai nella proposta commerciale elementi che
già sappiamo inadatti al cliente: non di suo gusto, superflui o fuori
dalla sua portata. In sostanza occorre essere mirati e far capire che
esiste una specie di "sintonia di intenzioni".
- I prezzi - Se dobbiamo chiedere cifre sostanziose mettiamo
ben in chiaro che il lavoro è oneroso (scriviamo le ore
di lavoro, il personale da muovere, accenni a spese, spostamenti, ecc.);
impostiamo prezzi spezzati e mai cifre tonde (es. invece che 1000 euro,
974 euro); evidenziamo: vantaggi, sconti, periodi di prova,
regali/omaggi e servizi gratuiti compresi. Cerchiamo anche qui di essere
chiari e di evidenziare se i prezzi sono IVA inclusa e quali sono le spese
accessorie. Se poi ci è possibile elaboriamo preventivi gratuiti, si tratta
di un ostacolo in meno tra noi e la firma del contratto.
- Tempismo - Entro 24, massimo 40 ore dalla sua richiesta il
preventivo deve essere nelle mani del cliente: non dobbiamo perdere il
suo entusiasmo e la sua decisione. Eliminiamo ogni ostacolo e
dimostriamoci dinamici, reattivi; a tal proposito può venirci in aiuto
una serie di bozze di preventivi già preparati in precedenza. Al termine
del prospetto includiamo una "necessaria" azione conseguente alla
lettura, si veda: una mini-guida all'acquisto, all'accesso ad una
promozione, ad un contatto ulteriore (ecc.).
- Oltre al preventivo - Alla consegna di un preventivo è buona
norma allegare dei collegamenti a lavori già pubblicati/erogati, degli
esempi e/o delle anteprime realistiche di quello che sarà il lavoro, ci
dimostreremo concreti, professionali e disponibili; in questo modo
escludiamo che il cliente si faccia un'idea distorta di come
svilupperemo il lavoro. Dopo 48 ore dalla consegna del preventivo è
importante ricontattare il cliente chiedendo (con la massima cordialità)
se lo ha ricevuto e/o se ha delle domande in merito.
- Modifiche/critiche - In molti casi il cliente chiederà delle modifiche parziali e/o integrali: mettiamolo in conto e reagiamo con disponibilità. In genere si tratta di un buon segno, chi chiede nasconde un grande interesse, è come se ci stesse dicendo che vuole sceglierci ma che (per motivi psicologici o ragioni reali) ha necessità di imporre le sue condizioni. Cerchiamo perciò di "incanalare" le sue richieste e mai negarle o creare deleteri contrasti.