Per chi possiede partita IVA a ogni singola vendita di beni/servizi deve corrispondere una fattura e (per commercianti al minuto o particolari operazioni elencate dalla legge) l'eventuale scontrino o ricevuta fiscale. La fattura deve essere emessa in due esemplari, una è consegnata al cliente, l'altra rimane a noi. Vediamo cosa contiene una fattura completa:

• Numero fattura - Il numero crescente (la prima sarà la fattura N°1, la seconda la 2, ecc.).
• Luogo e data - Il giorno e il luogo dell'emissione della fattura stessa da parte nostra.
• L'azienda - Il nome, il domicilio e tutti i dati relativi alla nostra azienda.
• I nostri dati - I nostri dati anagrafici, indirizzi, la p. IVA e il nostro codice fiscale.
• Il cliente - Tutti i dati anagrafici del cliente, indirizzo (ecc.).
• L'oggetto - Il motivo per cui è stato fatto un pagamento ed emessa fattura.
• Descrizione - La descrizione della prestazione/prodotto e delle sue particolari qualità/quantità (ognuna con la sua aliquota).
• I prezzi - Il prezzo senza IVA, il valore dell'IVA da sola e il totale (prezzo netto più IVA).
• Altro - La ritenuta alla fonte (a titolo di Irpef), un contributo alla cassa di previdenza.

Tramite la fattura consegniamo al cliente la prova di aver sostenuto una spesa, informiamo lo stato di aver percepito del denaro e garantiamo di aver fatto pagare l'IVA. Questo documento deve essere tenuto sotto forma di copia e deve poi essere registrato sul libro delle fatture emesse.

Al termine di ogni periodo (mese, trimestre, anno) si deve calcolare la differenza tra l'IVA incassata dai clienti e l'IVA pagata ai fornitori. Se il saldo è positivo, si deve provvedere al versamento della differenza nelle casse dello stato (unitamente all'1,50% a titolo di interessi se la liquidazione è trimestrale).